مدیریت جریان نقدی برای حفظ نقدینگی و عبور از بحران کووید-۱۹ (۱)


در شرایط متلاطم و بحرانی، مدیریت جریان نقدی و اطمینان از قابلیت نقدشوندگی دارایی­‌ها یکی از ارکان اصلی عبور از بحران برای هر سازمانی‌ست. این راهنما، به رهنمودهای مرحله به مرحله برای اطمینان از اینکه فرآیند­های مدیریت مالی سازمان در شرایط بحران هم کارا و قابل اعتمادند اشاره می­‌کند.

به‌روزرسانی مرتب پیش‌­بینی‌­های جریان نقدی بر اساس اطلاعات در دسترس از اقدامات الزامی‌ست. اطلاعات به‌دست آمده از مراحلی که در ادامه به آن­ها اشاره می‌­شود، به شما این امکان را می‌­دهد تا مدیریت بهتری بر جریان نقدی داشته باشید.

در این مقاله ۱۰ مرحله را در مدیریت جریان نقدی مرور می‌کنیم. در قسمت اول این مقاله ۵ مرحله و در قسمت دوم که به‌زودی منتشر می‌شود ۵ مرحله‌ی دوم را بررسی می‌کنیم.

مرحله‌ی یک

 مشتری خود را بشناسید

تا زمانی که شناخت کامل و دقیقی از طرف معامله خود نداشته باشید، نمی­‌توانید برآورد درستی از شرایط معامله اعتباری داشته باشید و در صورت لزوم نمی‌­توانید اقدامات قانونی مؤثری انجام دهید.

در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟

  • آیا نام دقیق سازمان و مدل کسب‌و‌کارش را می­‌دانید؟ شاید مالکان کسب‌وکار افراد معتبری باشند، ولی این در مورد سازمان صادق نباشد.
  • آیا اسناد معتبری که صحت اظهارات سازمان را تأیید کند، ارائه شده است؟
  • آیا از مرجع ثالثی درخواست کرده‌اید تا اطلاعات مالی سازمان مورد نظر را بررسی کند؟
  • آیا با سایر تأمین­‌کنندگان سازمان موردنظر مراوده داشته‌­اید؟
  • در صورتی که سازمان مورد نظر در گذشته با رقبای شما همکاری داشته، علت اینکه اکنون متمایل به همکاری با شماست تا چه حد مطلوب و مورد تأیید است؟

علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راه‌کار شناخت مشتری نیز آشنا شوید:

یک: نام دقیق و وضعیت قانونی سازمانی که درخواست همکاری دارد را بررسی کنید.

دو: از درخواست تمام اطلاعات مورد نیاز نهراسید. درخواست این اطلاعات در صورت ادامه‌ی همکاری به مراتب سخت­تر خواهد بود.

سه: به مراجعی که از سمت سازمان متقاضیِ همکاری برای بررسیِ سازمان معرفی می­شوند، و همچنین افرادی که از جانب شما مسئول بررسی نظرات این مراجع هستند توجه داشته باشید.

چهار: از بررسی اطلاعات مالی شرکت غافل نشوید.

پنج: قوانین مشترکی وضع کنید که تحت هر شرایطی هر دو طرف موظف به تبعیت از آن باشند.

مرحله‌ی دو

 شرایط پرداخت

در صورتی که در قبال خدمات یا محصولاتی که ارائه داده­اید پرداختی انجام نشود، جریان نقدی شما دچار مشکل می­شود. جریان نقدی چیزی است که کسب‌وکار را زنده نگه می­‌دارد. اگر فکر می­‌کنید تاریخ پرداختی که شما در نظر دارید با تاریخی که مشتریتان قصد دارد پرداخت را انجام دهد مغایر است، احتمالاً به مشکل بر خواهید خورد. از این رو از اقداماتی که بر پایه فرضیات هستند بپرهیزید و حتماً بر اساس توافقات مالی رسمی عمل کنید.

در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟

  • آیا قبل از توافق بر ثبت سفارش با مشتری و یا تأمین­‌کنندگان در مورد شرایط پرداخت توافق کتبی حاصل کرده‌اید؟
  • در صورتی که پرداختی­‌های مشتریان، دیرتر از سررسید پرداخت به تأمین­‌کنندگان اتفاق می­‌افتد، منابع کافی برای مدیریت این فاصله زمانی در اختیار دارید؟
  • آیا پیش‌­بینی برای جریانی نقدی دارید که مرتباً به‌روز‌رسانی شود تا از وقوع اتفاقات ناگهانی در امان باشید؟
  • آیا استراتژی مشخصی برای شرایطی که مشتری درخواست بازه­ی طولانی‌­تر برای انجام پرداخت دارد، تدوین کرده‌­اید؟
  • آیا شرایط پرداخت مشخصی دارید که صرفاً تحت شرایط خاصی امکان تغییر در آن وجود داشته باشد؟

علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راه‌کار مدیریت شرایط پرداخت نیز آشنا شوید:

یک: قبل از پذیرش هرگونه همکاری، بر شرایط پرداخت به صورت رسمی و مکتوب توافق حاصل کنید.

دو: در متن توافق‌­نامه به عباراتی که از طرف مشتری قید می‌­شود و می‌­تواند شرایط پرداخت را تغییر دهد توجه کنید.

سه: به قوانین دولتی در مورد شرایط پرداخت توجه داشته باشید.

چهار: اعمال جریمه بر دیرکرد، یکی از راه­های جلب توجه مشتری به تعهد در انجام به‌موقع پرداخت است.

پنج: در صورتی که مشتری پس از انجام توافق، به صورت یک‌جانبه اعلام کند در زمان دیرتری پرداخت را انجام خواهد داد، باید تصمیم بگیرید اهمیت این مشتری برای کسب‌و‌کار چقدر است. در چنین شرایطی پرداخت برای خدمات یا محصولاتی که در گذشته ارائه شده بود، باید طبق توافق اولیه انجام شود.

مرحله‌ی سه

ارائه‌ی صورت‌حساب

در صورتی که فاکتوری ارائه ندهید، دریافتی هم نخواهید داشت. ارائه‌ی فاکتور نباید یک فعالیت اداری دست‌و‌پاگیر تلقی شود، بلکه یک اقدام حیاتی برای داشتن یک جریان نقدی سالم است.

در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟

  • آیا بلافاصله پس از ارائه‌ی محصولات یا خدمات خود فاکتور صادر می‌­کنید؟
  • آیا از ذکر تمام موارد درخواستی از جانب مشتری در فاکتور اطمینان حاصل می‌­کنید؟
  • آیا از یک سیستم حسابداری کارآمد استفاده می‌­کنید؟
  • آیا مشکلات مربوط به پرداخت را ثبت می‌­کنید تا آن­ها را ریشه‌یابی و حل کنید؟
  • آیا از قوانین مالیاتی صحیح در صدور فاکتور تبعیت می­‌کنید؟

علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راه‌کار صدور فاکتور نیز آشنا شوید:

یک: هرچه سریع‌­تر فاکتور را ارائه دهید، پرداخت سریع­‌تر انجام خواهد شد. بنابراین از سریع‌­ترین راه فاکتور را به دست مشتری برسانید.

دو: سعی کنید فاکتور صحیح را برای مشتری ارسال کنید. موارد اصلاحی و الحاقی نیازمند زمان و منابع است و به دیرتر شدن موعد پرداخت منجر می­‌شود.

سه: از مشتریان بخواهید مواردی را که برای تأیید فاکتور نیاز است، در اختیار شما قرار دهند. این موارد شامل نام سازمان، تاریخ فاکتور، نام صحیح مشتری، شماره‌ی سفارش، شرایط و سررسید پرداخت، ذکر دقیق سفارشات به همراه قیمت و تعداد هر مورد و… می‌­شود.

چهار: قواعد دیرکرد در پرداخت را، همراه با فاکتور ارسال کنید.

پنج: سیستمی برای حل سریع مشکلات احتمالی فاکتورها داشته باشید.

مرحله‌ی چهار

رفتار منصفانه با تأمین­‌کنندگان

جریان نقدی چیزی‌ست که کسب‌و‌کار را زنده نگه می‌­دارد. در صورتی که پرداخت به تأمین­‌کنندگان را به‌موقع انجام ندهید، ممکن است به کسب‌و‌کار آن­ها آسیب بزنید و یا حتی باعث ورشکستی آن­ها شوید. حالت مطلوب برای شما پرداخت به‌موقع فاکتورهاست. بنابراین باید همین رفتار را در قبال تأمین‌­کنندگان داشته باشید. چنین رفتاری نه‌تنها یک رفتار حرفه­­‌ای و اخلاقی است، بلکه نشان‌دهنده­‌ی توجه سازمان به مسئولیت اجتماعی خود است.

در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟

  • آیا قبل از سفارش، با تأمین­‌کنندگان در مورد شرایط پرداخت توافق حاصل می­‌کنید؟
  • آیا پرداخت های خود را در موعد مقرر انجام می­‌دهید؟
  • در صورتی که نتوانید در زمان مقرر پرداخت را انجام دهید، آیا مشکل را با تأمین­‌کنندگان مطرح می‌کنید؟
  • در صورتی که فاکتور دچار مشکل باشد، آیا مورد را با تأمین­‌کنندگان مطرح می­‌کنید تا پرداخت در زمان مقرر انجام شود و دچار دیرکرد نشود؟
  • آیا تمام اطلاعاتی را که برای تأیید و پرداخت فاکتور از جانب سازمان لازم است در اختیار تأمین‌کنندگان قرار می‌­دهید؟

علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راه‌کار رفتار منصفانه با تأمین‌کنندگان نیز آشنا شوید:

یک: مطمئن شوید موعد پرداخت مطابق با جریان نقدی‌ای است که پیش­بینی کرده‌­اید.

دو: در صورت بروز مشکلاتی که مانع از پرداخت به موقع می‌­شود، موارد را با تأمین­‌کنندگان مطرح کنید.

سه: پرداخت به‌موقع منافعی چون افزایش اعتبار سازمان، قدرت چانه‌­زنی بیشتر و بهبود روابط کاری را به همراه خواهد داشت.

چهار: یک نسخه از این راهنما را برای مشتریان کلیدی خود ارسال کنید.

پنج: با تأمین‌­کنندگان به گونه‌­ای رفتار کنید که دوست دارید مشتریانتان همان رفتار را در قبال شما داشته باشند.

مرحله‌ی پنج

بیمه‌ی اعتبار

فعالیت یک سازمان و توانایی مالی­اش الزاماً به این معنا نیست که سازمان در آینده نیز از همین توان مالی برخوردار خواهد بود. حتی ممکن است دیگر چنین سازمانی وجود خارجی نداشته باشد. در صورتی که مشتری نتواند به تعهدات مالی خود در زمان مقرر عمل کند، ممکن است مشکلاتی برای سازمان پیش بیاید. به‌ویژه زمانی که رقم آن قابل توجه باشد. شرکت‌­های بیمه به منظور حفاظت از سازمان در مواجهه با عدم پرداخت­‌های احتمالی، بسته به صنعت، نیازمندی­‌های مشتری و شرایط قرارداد، بیمه اعتبار ارائه می­‌دهند. شرکت­‌های سرآمد در این زمینه گاهی می‌­توانند اطلاعاتی در مورد مشتریان نیز ارائه کنند و یا راه­‌های ارزان­‌تری برای تأمین مالی معرفی کنند.

در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟

  • آیا از اینکه احتمال ورشکستگی مشتریان کلیدی وجود ندارد اطمینان دارید؟ در صورتی که ریسک مشتریان بیشتر شود، آیا سازوکاری برای رصد و کنترل شرایط برای اطلاع از این افزایش ریسک دارید؟
  • آیا سازمان شما می‌­تواند خود به‌تنهایی تمام ریسک را متحمل شود و همچنان میزان درآمدی‌ای که از هر مشتری انتظار دارد محقق می‌شود؟
  • آیا میزان اطلاعات جمع‌آوری‌شده از مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه رضایت‌بخش است؟
  • آیا سازمان شما می‌­تواند ریسک ورود به بازارهای ناشناخته را بپذیرد؟
  • آیا بررسی­‌هایی در زمینه دیرکرد و یا عدم پرداخت انجام داده‌­اید و برنامه‌‌­ای برای مدیریت این شرایط دارید؟

علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راه‌کار بهره‌مندی از بیمه‌ی اعتبار نیز آشنا شوید:

یک: در صورتی که دیرکرد یا عدم پرداخت برای سازمان مشکل‌آفرین است، بیمه‌ی اعتبار یک راهکار مطمئن است.

دو: استفاده از بیمه‌ی اعتبار به بهبود امور مالی سازمان کمک می­‌کند.

سه: شرکت‌­های ارائه‌­دهنده بیمه‌ی اعتبار، به اطلاعات به‌روزی که اغلب در دسترس عموم نیست، دسترسی دارند که  شرایط پرداخت منعطفی برای سازمان ایجاد می‌­کند که می‌­تواند به رشد سودآوری سازمان منجر شود.

چهار: شرکت‌­های بیمه زیادی در این زمینه فعالند و شما می‌­توانید از بین گزینه­‌های ممکن انتخاب کنید.

پنج: ارائه­‌دهندگان بیمه‌ی اعتبار، می‌­توانند در امر مدیریت اعتبار سازمان کمک­‌کننده باشند.

برای مرور مراحل بعدی با ما همراه باشید…

2020/05/01

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *