ایمیل بهتر است یا ملاقات حضوری؟


ایمیل ابزار ارتباطی فوق‌العاده‌‌ای است، اما احتمال موفقیت ملاقات رودررو سی‌وچهار مرتبه بیش‌تر است

 

امروزه ما جملگی به آخرین پیشرفت‌های تکنولوژیک در حوزه‌ی ارتباطات دسترسی‌ داریم. اسکایپ، فیس‌تایم، اسلَک و دیگر ابزارهای ارتباطی. با این حال، هیچ‌‌کدام به گرد پای ایمیل، این ابزار مناسب و کلاسیک، نمی‌رسند. ایمیل ابزاری سریع است، استفاده‌ از آن آسان است و مهم‌تر از همه، رایگان است.

ایمیل همچنان یکی از مؤثرترین و مهم‌ترین کانال‌های بازاریابی برندهاست. این شیوه حتی در میان «نسل هزاره» که از صحبت‌کردن با افراد از طریق تلفن لذت نمی‌برند محبوب است. اما نتایج تحقیقات اخیر نشان داده‌اند که این شیوه، یعنی ایمیل قانع‌کنندگیِ تعامل رودررو با افراد را ندارد.

خبر انجام این تحقیق ابتدا در نشریه‌ی «هاروارد بیزینس ریویو» و اصل تحقیق در «ژورنالِ روانشناسی اجتماعی تجربی» منتشر شد. این تحقیق نشان می‌دهد که علت موفقیت ارتباط رودررو فقدان ارتباطات فردی در زندگی امروزه‌ی ماست. فقدان ارتباطِ واقعی و یک به یک با افراد می‌تواند در نهایت هزینه‌ی دست‌یابی به مطالبات‌مان را بالاتر ببرد.

این تحقیق توسط مهدی روغنی‌زاد و ونسا کِی. بوهنس انجام شده و در آن از  ۴۵ نفر خواسته‌ شده که هر کدام از ۱۰ فرد غریبه بخواهند یک نظرسنجی را کامل کنند. نیمی از این ۴۵ نفر، درخواست‌های خود را از طریق ایمیل ارسال کردند و نیمی دیگر به صورت حضوری به سراغ این ۱۰ نفر رفتند. پرسش‌های هر دو گروه، دقیقاً مشابه هم بود.

نتایج تحقیق نشان داد که احتمال آن‌که درخواست‌های رودررو به پاسخ‌های مثبت منجر شوند، ۳۴ برابر بیش‌تر از ایمیل است.

خانم بوهنس در گزارش «هاروارد بیزینس ریویو» این‌گونه توضیح داده است: «در پژوهش ما، آن دسته از افرادی که از ایمیل استفاده کردند و از افراد غریبه ‌‌خواستند تا در نظرسنجی‌شان شرکت کنند، فوق‌العاده روی رازداری و قانونی ‌بودن‌ کاری که انجام می‌دادند تأکید کرده بودند. اما پیش‌بینی نکرده بودند که گیرندگانِ ایمیل‌هایشان ممکن است با چه تصوری با ایمیل آنها روبه‌رو شوند: یک ایمیل غیرقابل اعتماد که از آن‌ها می‌خواهد تا روی یک لینک مشکوک کلیک کنند.»

در این تحقیق بررسی نشده که اگر مجریانِ نظرسنجی به جای غریبه‌ها با کسانی که می‌شناختند تماس می‌گرفتند، نتیجه‌ چقدر متفاوت از کار درمی‌آمد. به هر حال این احتمال هست که درخواست ایمیلی از کسانی که می‌شناسیم، برخلاف غریبه‌ها، نتایج بهتری در بر داشته باشد.

ارتباطات رودررو مزایایی دارد که ایمیل، یا هر وسیله‌ی ارتباطیِ متن‌محور، از آن بی‌بهره است. ارتباطات فردی خواه طرف مقابل‌ را بشناسیم یا نشناسیم بهترین شیوه‌ی ارتباطی است و بنابراین هرگز نباید قدرت ارتباطات رودررو را دست‌کم گرفت.

اما چرا؟

۱- ایما و اشارات غیرزبانی

وقتی بحث «ارتباط» به میان می‌آید، زبان بدن اهمیتی فوق‌العاده می‌یابد. زبان بدن این نیست که شما مطلبی را چگونه بگویید، بلکه در مورد حالات صورت و ژست‌های بدن است. همه‌ی این ایما و اشاره‌ها در ایمیل از دست می‌رود.

در واقع، حدود ۹۳ درصد از مؤثربودنِ یک «ارتباط» را ایما و اشارات غیرزبانی تعیین می‌کنند و این محدود و منحصر به افراد غریبه نیست. مطالعات نشان داده‌اند که حتی صمیمی‌ترین دوستان شما نیز نمی‌توانند از طریق ایمیل احساسات شما را تفسیر و درک کنند.

۲- تجربه‌ی اعتماد کردن واقعی و اصیل

همه‌ی افراد، حتی نسل هزاره، برای برقراری یک ارتباط اصیل‌ و قابل اعتماد، همچنان خواستار تعاملات رودررو و صمیمی هستند. البته در برخی مواقع، ما چاره‌ای نداریم با دیگر افراد از طریق وب‌کم، فیس‌تایم یا ابزارهای فناورانه‌ی برگزاری کنفرانس، نظیر «گوتومیتینگ» ارتباط برقرار کنیم.

۳- قدرت لمس‌‌ کردن

بر اساس مقالات نشریه‌ی «سایکالجی تودی« (روانشناسی امروز)، سیستم عصبی انسان‌ها به گونه‌ای است که تماس فیزیکیِ دیگر هم‌نوعان خود را درک و تجزیه و تحلیل می‌کند. لمس‌ کردن می‌تواند همکاری و الفت میان افراد را ارتقا ببخشد. مطالعات نشان داده‌اند که آدم‌هایی که در بدو ورود به فروشگاه از سوی یک فرد استقبال‌کننده لمس می‌شوند، مثلاً باهاشان دست داده می‌شود، بیشتر از آن فروشگاه خرید می‌کنند. اگر درخواست کمک‌تان را با یک تماس فیزیکی یا لمس‌کردن همراه کنید، احتمال این‌که یک غریبه کمک‌تان‌ کند، بیشتر است.

 ۴- تشویق به مشارکت

شاید به «جلوی آینه ایستادن و تقلید و ادابازی» ربط پیدا کند. وقتی با شخص دیگری در یک اتاق‌ هستید، کاری که انجام می‌دهید ناخودآگاه او را به مشارکت در کنشی که در جریان است، تشویق می‌کند. بنابراین، اگر از همکارتان بخواهید کاری را انجام دهد، احتمال این‌که شخصی که کنار او نشسته‌ نیز به تحرک و تکاپو بیفتد زیاد است.

۵- کارایی بیشتر

زمان ملاقات‌ها و جلسات حضوری رودررو معمولاً کوتاه‌تر از کنفرانس‌های تلفنی‌ است. شاید دلیلش این باشد که در کنفرانس‌های تلفنی همه آرام و ساکت گوشی به دست می‌نشینند تا بحث به پایان برسد. خودِ من تاکنون مسبب بسیاری از این جلسات بوده‌ام.

در یک جلسه‌ی تلفنی، از آن‌جا که نمی‌توانید زبان بدن مخاطبان‌تان را ببینید، نمی‌توانید میزان بی‌علاقگی و عدم‌مشارکت‌شان را نیز درک کنید. این کار سبب می‌شود در حالی که حاضران از فرط انفعال بدن‌شان را به این سو و آن سو ‌کش می‌دهند، شما به نامربوط حرف‌زدن‌ و از این شاخه به آن شاخه پریدن‌تان ادامه دهید. در جلسات و موقعیت‌های رودررو شما می‌توانید این ایما و اشاراتِ غیرزبانی را دریافت کنید که به‌نوبه‌ی خود شما را تحت فشار می‌گذارد که بروید سر اصل مطلب و از حاشیه‌گویی دست بردارید.

۶- راحت‌تر می‌توانید مخاطبان‌تان را قانع کنید

قانع‌کردن مخاطب از طریق ایمیل به‌مراتب دشوارتر است. برای مثال، ماری فورلو (Marie Forleo) و گری واینرچاک (Gary Vaynerchuk) را در نظر بگیرید. هر دویشان فوق‌العاده آدم‌های کاریزماتیکی هستند که گویی زاده‌ شده‌اند تا جلوی دوربین ظاهر شوند. مهم نیست این آدم‌ها چقدر در کارشان واردند، خواندن متنی از آن‌ها هیچ‌گاه اثرگذاری تماشای یکی از ویدیوهایشان را ندارد.

۷- ماندگاری و تأثیر کلام بیش‌تر

ارتباطات رودررو را در اولویت قرار دهید، خواه قرار است اولین جلسه‌ با یک مشتری احتمالی باشد یا این‌که دارید برنامه‌ریزی می‌کنید برای ملاقات‌های منظم با اعضای تیم‌تان.

اگر شخصاً نمی‌توانید این کار را انجام دهید، حداقل از وب‌کم‌ یا اپلیکیشن‌هایی مثل اسکایپ استفاده کنید. البته به هیچ وجه همان تأثیر را ندارد، اما قطعاً از ارتباط ایمیلی مؤثرتر است، بخصوص وقتی می‌خواهید درخواستی را طرح کنید. بوهنس در این باره می‌گوید: «اگر ایمیل و ارتباطِ متن‌محور شیوه‌ی غالب سازمان شماست، در نظر گرفتن این موضوع ارزشش را دارد که شاید از طریق گفت‌وگوی حضوری بتوانید ارتباط‌ کاراتر و مؤثرتری برقرار کنید. استفاده از ارتباطات متن‌محور در مقایسه با رویکرد گفت‌وگوی حضوری، اغلب راحت‌تر و مناسب‌تر است، اما اگر کارایی چنین ابزارهای ارتباطی را بیش از آن‌چه‌ هستند در نظر بگیرید، احتمالاً نادانسته ابزارها و وسایل تأثیرگذاری نامرغوبی را برگزیده‌اید.»

با این اوصاف وقتی احتمال «بله گرفتن» در تعامل روردرو فوق‌العاده بیشتر است، آیا ارزشش را دارد که به بهانه‌‌هایی مثل ترس از عدم‌ پذیرش، ارتباط رودررو را کنار بگذارید؟

2020/02/29

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *