اهمیت برگزاری جلسات و نشست‌ها و دوره‌های «کاری‌‌ـ‌تفریحی» بیرون از اداره

صاحبان کسب‌‌وکارهای کوچک معمولاً تمایل دارند که برگزاری دوره‌های «کاری‌ـ‌تفریحی» با کارمندان‌شان را به تعویق بیندازند، اما مزایای این جلسات چنان فوق‌العاده‌اند که نمی‌توان آن‌ها را دست‌کم گرفت.

این ایده‌ها به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کاهش روندها می‌انجامند، و بنابراین فوق‌العاده ارزشمندند، ضمن آن‌که آرامش خاطر می‌آفرینند. صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند با یک سرمایه‌گذاری اندک در زمان و صرف اندکی پول به این دستاوردها دست یابند. با این همه، بسیاری‌ از این کسب‌وکارها از کنار این فرصت استثنایی و باارزش که منافع مطلوبی را برایشان به همراه می‌آورد، به‌آسانی می‌گذرند.

اما دوره‌های «کاری‌ـ‌تفریحی» چیستند؟

اگر در شرکتی کار می‌کنید که امورش به صورت دورکاری، یا به‌کلی به صورت مجازی انجام می‌شود، ممکن است فکر کنید داریم از جلسات طولانی و خسته‌کننده‌ای حرف می‌زنیم که مدیران و کارمندان‌ به صورت اینترنتی برای یک دوره‌ی طولانی برگزار می‌کنند. اما منظور این‌‌ها نیستند.

منظور دقیقاً بیرون زدن از اداره است. و تاکنون مشاهده نشده که افراد از سرمایه‌گذاری در زمان و منابع در خصوص برگزاری این دوره‌های بیرون از اداره پشیمان شده باشند، بلکه برعکس، رضایت کامل را داشته است. در برخی موارد، عملکردهای یک شرکت، با تکیه بر نتایج حاصل از این دوره‌ها ـ که خوب برگزار و اداره شده ـ صد و هشتاد درجه متحول شده است.

کنفرانس‌های تلفنی، ای‌میل‌، ارتباط ویدیویی و پیامک خوبند، اما اثرات محدودی دارند و برای تغییر یا ایجاد تنفس برای کارمندان کافی نیستند. ارتباط موفق عمدتاً از طریق زبان بدن شکل می‌گیرد. برخی معتقدند که ۵۵ درصد ارتباط از طریق زبان بدن است. از طرفی دوستی و مودت میان افراد بر اعتماد و همکاری حرفه‌ای می‌افزاید. نتایج مطلوب بر اساس چنین زیرساخت‌هایی به دست می‌آیند.

در ادامه برخی از مزایای این دوره‌های «کاری‌ـ‌‌تفریحی» را آورده‌ایم و علاوه بر آن توصیه‌ها و راهکارهایی ارائه کرده‌ایم که چطور می‌توانید این جلسات را لذت‌بخش و مؤثر برگزار کنید.

استحکام روابط با کارکنان

معمولاً اعضای یک تیم وظایف محوله را بر اساس اهداف کوتاه‌مدت‌ و بلندمدت انجام می‌دهند، اما تمرکز بر انجام وظایف صرفاً در جهت اهداف‌، به کارفرمایان اجازه نمی‌دهد تا از استعدادها و توانایی‌های دیگر کارکنان‌شان بهره ببرند. در جلسات و دوره‌های خارج از اداره، می‌توان زمان کافی برای ایده‌پردازی کارکنان و گرفتن بازخورد از آن‌ها اختصاص داد. و با فراغ بال دنبال راه‌های خلاقانه گشت. به عنوان کارفرما باید به فکر تشویق‌هایی در این مرحله باشید.

برگزاری جلسات حضوری و چهره به چهره‌ حدس و گمان‌ها و سؤتفاهم‌ها را به حداقل می‌رساند

یک دورهمی نیم‌ساعته در اتاق کنفرانس، یا دور میز اتاق پذیرایی، چه‌بسا مهم است اما در واقع مجالی برای کارکنان‌تان برای شناخت و آشنایی با یکدیگر فراهم نمی‌کند. این سرشت انسان است که اگر کسی را خوب نشناسند، در مورد نحوه‌ی انتصاب‌ها، نیت‌ها و افکار و تصمیماتش گمانه‌زنی می‌کند و ای بسا دچار سؤتفاهم شود. فرصت مشاهده‌ی زبان بدن و مشارکت فعالانه، عمیق و طولانی‌ در گفت‌وگوها، تصویر واقعی‌تری به افراد حاضر در جلسه از همکاران‌شان می‌دهد و به این ترتیب امکان تنظیم هر چه بهتر ارتباط‌ها و روندها را فراهم می‌کند.

نکته: تماس چشمی، تأثیرپذیرفتن‌ها را افزایش می‌دهد.

مثلاً افراد با شخصیت‌های مختلف، به روش‌های مختلفی به سپاس‌گزاری‌ها واکنش نشان می‌دهند. بحث این نیست که شمای کارفرما به چه روشی از کارکنان‌تان  قدردانی می‌کنید، اما به یاد داشته باشید که هیچ چیز مؤثرتر از برقراری تماس چشمی نیست.

در جلسات و دوره‌های خارج از اداره، علاوه بر آن‌که می‌توانید به صورت زبانی از کارکنان‌تان تمجید و قدردانی ‌کنید، در برخی موارد، باید به خاطر مشارکت و سهم آن‌ها در موفقیت‌ها از آن‌ها تقدیر هم به عمل بیاورید. از منظر برخی صاحبان کسب‌وکار، ارسال ای‌میلِ سپاسگزاری یا برقراری تماس تلفنیِ کوتاه آسان‌تر است، اما یادتان باشد تشکر و اشاره‌‌ای مختصر در میان جمع می‌تواند اثرگذاری بیشتری داشته باشد و این دوره‌ها برای این منظور عالی‌اند.

نظرخواهی‌های جمعی نیز می‌تواند اثرگذاری و بهره‌وری را افزایش دهد

همیشه بیش از یک راه برای رسیدن به اهداف مورد نظر وجود دارد. از این رو، راه و روش شما به عنوان کارفرما، چه‌بسا اثرگذارترین و بهره‌ورترین شیوه نباشد! اگر انجام امور را به تیم‌های در حال رشد خود می‌سپارید، روند تصمیم‌سازی‌ها را هم به آن‌ها واگذار ‌کنید.

وقتی شرکتی در مسیر تکامل و پیشرفت حرکت می‌کند، گاه برخی روندها سنگین، زائد، یا ناکارآمد تشخیص داده می‌شوند. زمانی برای به زبان آمدن این پیشنهادها اختصاص دهید. در دروه‌های کاری‌ـ‌تفریحی بخشی از زمان جلسه را اختصاص دهید به مرور و بازنگری گردش کارها و نحوه‌ی انجام امور و از کارکنان بخواهید نظر بدهند. احتمالاً به نکات درخشانی پی خواهید برد که پیش‌تر از نظرتان پوشیده بوده است.

ارزش‌های شرکت‌ ‌را به کارکنان‌تان منتقل کنید

کارکنان‌ شما، بی‌تردید ارزشمندترین سرمایه‌ی شما هستند! از این رو، با آن‌ها درست و متناسب رفتار کنید. به چه معنی؟ وقتی مالک یا مدیر کسب‌وکاری برای کارکنانش وقت نگذارد، به طور تلویحی این پیام را به آن‌ها منتقل می‌کند که آن‌ها ارزشی ندارند. این کار دلزدگی ایجاد می‌کند، روحیه‌ی کاری را تنزل می‌دهد، عملکرد و بهره‌وری را پایین می‌آورد، و به تعداد کارمندانی که شرکت را ترک می‌کنند می‌افزاید. میزان وقت و توجهی که برای کارکنان‌تان صرف می‌کنید، گزاره‌ای معنادار است. جلسات و دوره‌ها‌ی کاری‌ـ‌تفریحی بیرون از اداره، زمان و مکان مناسبی است تا ارتباط‌تان را با کارکنان خود به‌خوبی و صادقانه شکل دهید.

توصیه‌هایی در باب میزبانی جلسات موفق «کاری‌ـ‌تفریحی» بیرون از اداره


کل جلسه را به امور کاری نپردازید، به تفریح و سرگرمی هم بپردازید

حفظ دستور‌جلسه برای موفقیت دوره‌ها‌‌ی بیرون از اداره‌ مهم است، اما اگر این جلسه مجالی برای معاشرت و کمی تفریح ایجاد نکند، جلسه‌ی شما به موفقیت کامل نرسیده است. اگر اهل‌ بذله‌گویی یا به‌کارگیری شیوه‌های خلاقانه برای تشویق مشارکت کارکنان‌تان نیستید، این بخش‌ از جلسه را به اشخاص باتجربه و اهل‌فن بسپارید.

از قبل برای دوره‌هایتان جدول زمانی تهیه کنید

هیچ فرمول جادویی برای تعیین این‌ موضوع وجود ندارد که کمپانی‌ شما باید سالانه چند جلسه و دوره‌ی بیرون از اداره برگزار کند. اگر تمام امور خود را به صورت مجازی رتق و فتق می‌کنید، چه‌بسا لازم باشد تعداد این دوره‌ها را بیشتر کنید. اگر شرکت‌‌تان ساختمانی دارد که کارمندان‌تان ساعت‌های کاری مشخصی را هر روز در آن‌جا می‌گذرانند، بالطبع نیاز به دوره‌های کمتری دارید. اما؛ در هر دو صورت، به هیچ وجه اهمیت این جلسات و دوره‌ها را دست‌کم نگیرید! جلساتی که خوب برنامه‌ریزی ‌شده باشند و خوب اداره ‌شوند، می‌توانند نتایج خیره‌کننده‌ای به همراه آورند. با این حال، اغلب اولین چیزی که برگزاری این جلسات را از اولویت خارج می‌کند (که امر شایعی هم در بیشتر شرکت‌هاست) کمبود وقت است.
بعد از آن‌که مشخص کردید می‌خواهید چه تعداد جلسه طی سال برگزار کنید، از قبل یک برنامه‌ی زمانی دقیق برایش طراحی کنید و اجرایش را در اولویت قرار دهید. از یک یا چند تا از کارکنان‌تان بخواهید در برگزاری آن‌ها به شما کمک کنند، تا همه‌ی بار کار به‌تنهایی بر دوش شما نیفتد.

از قبل به کارکنان‌تان اطلاع دهید تا آماده باشند

به نحوه‌ی اطلاع‌رسانی این جلسات طوری بنگرید گویی یکی از وظایف مهم‌تان است. اوقات آماده‌سازی را در تقویم‌تان ثبت کنید تا چند هفته زودتر از برگزاری جلسه مقدماتش را فراهم کرده باشید. به تک‌تک کارمندان‌تان که قرار است در جلسه حضور یابند، از پیش اطلاع دهید تا آماده باشند یا زمانی برای جلسه کنار بگذارند. یادتان باشد که کارمندان شما به دلیل وظایفی که بر عهده‌شان گذاشته‌اید، سرشان شلوغ است، به شخصیت‌شان احترام بگذارید و این موضوع را در لحظه‌ی آخر به آن‌ها اطلاع ندهید.

۱۳۹۸/۱۲/۲۴

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *